E-ticarette yasal yükümlülükler: ETBİS, mesafeli satış sözleşmesi, KVKK ve e-fatura

E-ticaret sitesi açmak teknik bir iş olduğu kadar hukuki bir süreçtir. Türkiye’de online satış yapan işletmelerin e-ticaret yasal yükümlülükleri başlıca; Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve vergi mevzuatından kaynaklanır. Bu yazıda siteyi açmadan önce tamamlamanız gereken başlıkları özetliyoruz.

1. Vergi kaydı ve şirket yapısı

Kazanç amacıyla ve süreklilik arz edecek şekilde satış yapıyorsanız vergi mükellefi olmanız gerekir. Şahıs şirketi, limited şirket veya anonim şirket seçenekleri arasında vergi yükü, sorumluluk ve muhasebe maliyeti açısından farklar vardır. Doğru yapıyı mali müşavirinizle belirleyin; e-ticaret faaliyetinin vergi levhasındaki faaliyet koduna uygun olduğundan emin olun.

2. ETBİS kaydı

Elektronik ticaret hizmet sağlayıcıları ve aracı hizmet sağlayıcılar, Ticaret Bakanlığı’nın Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi’ne (ETBİS) faaliyete başlamadan önce kayıt olmakla yükümlüdür. Kayıt e-Devlet üzerinden yapılır; tacirler için MERSİS ve vergi kimlik numarası, esnaf ve sanatkârlar için T.C. kimlik ve vergi kimlik numarası ile alan adı ya da mobil uygulama bilgileri girilir. Bilgileriniz değiştiğinde kaydı güncel tutmanız gerekir. Bakanlık eski ETBİS karekod uygulamasını sonlandırdı; güncel duyuruları ETBİS ana sayfasından takip edin.

Pazaryerlerinde satış yapan satıcılar için de ETBİS kaydı gündeme gelir. Kendi durumunuzdaki yükümlülükleri ETBİS sayfasındaki güncel duyurulardan kontrol edin.

3. Sitede künye (hizmet sağlayıcı) bilgileri

Hizmet sağlayıcı, alışverişten önce kolayca ulaşılabilecek şekilde kimlik ve iletişim bilgilerini sitede yayınlamalıdır. Bu bilgiler genellikle şunlardır:

• Ticaret unvanı veya ad-soyad
• MERSİS numarası (şirketler için)
• Açık adres, telefon ve e-posta adresi
• Vergi dairesi ve vergi numarası
• Varsa meslek odası ve meslekle ilgili bilgiler

Bu bilgileri genellikle “İletişim” veya “Hakkımızda” sayfasında ve sitenin alt kısmında (footer) göstermek iyi bir uygulamadır. Künye bilgileri aynı zamanda müşterinin siteye duyduğu güveni artırır.

4. Ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi

Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği’ne göre tüketici, siparişi onaylamadan önce ön bilgilendirme formu ile bilgilendirilmeli ve mesafeli satış sözleşmesini onaylamalıdır. Bu metinlerde genellikle şu bilgiler yer alır:

• Satıcının kimlik ve iletişim bilgileri
• Ürünün temel nitelikleri ve tüm vergiler dahil toplam fiyatı
• Kargo ve varsa diğer ek masraflar
• Ödeme ve teslimat bilgileri, teslim süresi
• Cayma hakkının kullanım koşulları, süresi ve yöntemi
• Şikâyet ve itirazlar için başvuru yolları

Ödeme sayfasında bu metinlerin görüntülenip onaylanması gerekir. Onaylanan sözleşmenin bir kopyasının sipariş sonrasında tüketiciye kalıcı veri saklayıcısıyla (örneğin e-posta) iletilmesi de beklenir.

5. Cayma hakkı, iade ve teslimat

Tüketici, mesafeli satışlarda genel kural olarak malı teslim aldığı tarihten itibaren 14 gün içinde herhangi bir gerekçe göstermeden ve cezai şart ödemeden cayma hakkına sahiptir. Cayma bildirimi ulaştıktan sonra satıcı, aldığı bedeli yönetmelikte belirtilen süre içinde iade etmekle yükümlüdür.

Yönetmelik bazı ürünleri cayma hakkının kapsamı dışında tutar. Örneğin tüketicinin istekleri doğrultusunda kişiye özel hazırlanan ürünler, çabuk bozulabilen ürünler ve teslimden sonra ambalajı açılan, sağlık ve hijyen açısından iadesi uygun olmayan ürünler bu istisnalar arasındadır. Ürün grubunuz için hangi istisnaların geçerli olduğunu yönetmelik metninden kontrol edin.

Teslimat tarafında da sınır vardır: Satıcı, siparişi taahhüt ettiği süre içinde ve her durumda 30 günü aşmamak üzere teslim etmelidir. Teslim sürelerini sitede gerçekçi yazmak hem yasal hem de müşteri memnuniyeti açısından önemlidir. Net bir iade politikası, terk edilen sepet oranını da düşürür.

6. KVKK: aydınlatma metni, açık rıza ve çerezler

E-ticaret siteleri ad, adres, telefon, e-posta ve sipariş geçmişi gibi çok sayıda kişisel veri işler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında:

• Kişisel verileri hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlediğinizi ve kimlerle paylaştığınızı anlatan bir aydınlatma metni yayınlamalısınız.
• Kanunda sayılan diğer işleme şartlarının bulunmadığı durumlarda (örneğin bazı pazarlama faaliyetlerinde) açık rıza almanız gerekir. Açık rıza, üyelik veya satış şartına bağlanmamalıdır.
• Zorunlu olmayan çerezler (analitik ve reklam çerezleri gibi) için kullanıcıdan onay alınması ve tercihlerin yönetilebilmesi beklenir.
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği kriterlere göre VERBİS kaydı yükümlülüğünüz olup olmadığını kontrol edin.

Güncel rehberler ve kararlar için Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesini takip edin. Kart bilgilerini kendi sunucunuzda saklamamak ve ödemeyi lisanslı bir ödeme kuruluşu veya banka sanal POS’u üzerinden almak da veri güvenliği açısından temel bir uygulamadır.

7. Ticari elektronik ileti onayı ve İYS

Kampanya, indirim veya yeni ürün duyurusu içeren e-posta, SMS ve arama gibi ticari elektronik iletiler için alıcıdan önceden onay almanız gerekir. Bu onayların İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) kaydedilmesi ve alıcının iletiyi kolayca reddedebilmesi zorunludur.

Sipariş onayı, kargo bildirimi ve fatura gibi işlem bildirimleri genellikle ticari ileti sayılmaz; ancak bu mesajların içine kampanya eklemek onları ticari iletiye dönüştürebilir. Sepet hatırlatma ve kampanya e-postalarınızı kurgularken bu ayrıma dikkat edin.

8. E-arşiv fatura ve e-fatura

Vergi Usul Kanunu düzenlemelerine göre internet üzerinden mal ve hizmet satan mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği hasılat eşiklerine göre e-arşiv fatura ve e-fatura uygulamasına geçmekle yükümlüdür. Eşikler yıllar içinde değiştiği için güncel sınırları GİB e-Belge portalından veya mali müşavirinizden teyit edin.

Sipariş sayısı arttıkça faturayı elle kesmek hata riskini yükseltir. E-ticaret altyapınızın çalıştığınız e-fatura entegratörüyle bağlantı kurması, siparişten faturaya giden akışı otomatik hale getirir.

9. Fiyat gösterimi ve kampanyalar

Sitede gösterilen fiyatlar, tüketicinin ödeyeceği tüm vergiler dahil satış fiyatı olmalıdır. İndirim ve kampanya duyurularında indirimden önceki fiyatın nasıl gösterileceğine dair kurallar bulunur; “yanıltıcı indirim” şikâyetleri tüketici hakem heyetlerine ve Reklam Kurulu’na konu olabilir. Kampanya metinlerini hazırlarken güncel düzenlemeleri kontrol edin.

Altyapının yasal süreçlere katkısı

Yasal yükümlülüklerin sorumluluğu satıcıdadır; ancak doğru altyapı bu yükümlülükleri uygulamayı kolaylaştırır. Buluton E-Ticaret panelinde sözleşme ve politika metinleri için sayfa yönetimi, iade talepleri, Paraşüt, Logo, BirFatura, QNB, Uyumsoft, EDM ve Sovos gibi e-fatura entegrasyonları ile e-posta ve SMS şablonları bulunur. Modüllerin tamamını özellikler sayfasında görebilirsiniz.

Sonuç

E-ticarette yasal uyum, satış başladıktan sonra değil, site yayına girmeden önce tamamlanmalıdır. ETBİS kaydı, künye bilgileri, mesafeli satış metinleri, KVKK uyumu, ticari ileti izinleri ve e-fatura başlıklarını kontrol listesi gibi kullanabilirsiniz. Sitenizi kurarken izlemeniz gereken diğer adımlar için e-ticaret sitesi kurulum rehberimize göz atın.